何謂勞工名卡?

榮富國際法務管理集團 業務助理陳怡穎

勞基法第7條規定,當雇主有聘僱勞工時需準備的文件之一就是勞工名卡,不管是勞工局或勞保局來查核時,都可能會要求事業單位應出示這些資料,如果拒絕提供的話會被認定為規避檢查,或認定是未依法置備這些文件,都會有遭到處分的可能

何謂勞工名卡?

一、勞工名卡是什麼 ?
勞工名卡是法令上的名詞,但對事業單位來說,無論是取名為人事資料表、員工檔案、甚至履歷表,只要有記載員工的姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項,都可作為法定的勞工名卡。
注意 : 勞基法第7條規定:該資料要保存到員工離職後五年。

二、勞工名卡跟員工名冊是一樣的嗎?
雇主除了要幫個別員工準備勞工名卡外,也應準備好員工名冊,讓主管機關可以快速了解你的公司總共有多少員工,其內容應包括勞工「到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料」。

至於要以實體文件還是電子化紀錄,法律並無特別規定,只要資料詳實、呈現清楚即可,所以也有許多公司是將員工名冊與勞工名卡合而為一,以系統或excel表單來記錄管理這些資訊。

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